Datenschutzerklärung

FlowAmt ist ein KI-gestützter Dienst, der Nutzerinnen und Nutzern hilft, deutsche Amtsbriefe und ähnliche Dokumente zu verstehen. Sie können Bilder oder PDFs hochladen und eine strukturierte Erklärung, Fristen und empfohlene nächste Schritte in Ihrer Sprache erhalten.

FlowAmt richtet sich an alltägliche Verwaltungskorrespondenz — nicht als Ersatz für qualifizierte Rechts-, Steuer- oder Migrationsberatung.

Bei Nutzung von FlowAmt können folgende Datenkategorien verarbeitet werden:

• Hochgeladene Dokumente und Bilder (für Ihre Anfrage im Arbeitsspeicher verarbeitet)
• Aus Ihrem Upload extrahierter Text (PDF-Extraktion oder OCR)
• KI-generierte Analyse und Zusammenfassungen
• Zwischengespeicherte Übersetzungen früherer Analysen (wenn aktiviert)
• Technische Metadaten wie Dateityp, Größe, Zeitstempel und sichere Diagnoseprotokolle
• Ein kryptografischer Hash Ihrer Datei zur Erkennung identischer Uploads aus Performance-Gründen

Wir verarbeiten diese Daten, um den von Ihnen angeforderten Dienst bereitzustellen:

• Lesbaren Text aus PDFs und Bildern extrahieren
• Verständliche Analyse von Amtsbriefen erzeugen
• Analyse in Ihre gewählte Sprache übersetzen
• Ergebnisse zwischenspeichern, damit identische Dateien nicht erneut verarbeitet werden müssen
• Betrieb, Sicherheit und Zuverlässigkeit des Dienstes

Je nach Situation stützen wir uns auf folgende Rechtsgrundlagen der DSGVO:

Wo erforderlich, holen wir Ihre Einwilligung ein — z. B. bei Wahl der Analysesprache oder beim Upload zur Verarbeitung.

• Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen — für OCR, Analyse und Übersetzung
• Berechtigte Interessen — sicherer Betrieb, Missbrauchsprävention, Performance durch Caching
• Einwilligung — soweit für optionale Verarbeitung erforderlich

FlowAmt nutzt vertrauenswürdige KI- und Cloud-Anbieter für OCR, Übersetzung, Analyse, Hosting und Infrastruktur.

Hochgeladene Inhalte werden nur übermittelt, soweit dies zur gewünschten Funktion nötig ist (z. B. Textextraktion, Analyse oder Übersetzung). Wir verkaufen Ihre Uploads nicht.

Anbieter können sich mit der Produktentwicklung ändern; Auswahl erfolgt nach Zuverlässigkeit und Sicherheit.

Rohdateien werden nicht absichtlich dauerhaft auf unseren Servern gespeichert. Sie werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.

Bei aktiviertem Datenbank-Cache können wir speichern:

• Extrahierten Text Ihres Dokuments
• Englische Basis-Analyse einmal pro eindeutiger Datei
• Übersetzte Analyse je Sprache
• SHA-256-Hash der Datei zur Erkennung doppelter Uploads
• Einfache Dateimetadaten (Name, Typ, Größe)

Zwischengespeicherte Analysen können begrenzt aufbewahrt werden, um wiederholte Uploads derselben Datei zu beschleunigen.

Die Aufbewahrung soll dem Zweck angemessen sein. Kontobasierte Lösch- und Exportfunktionen können später ergänzt werden.

Fragen zur Löschung richten Sie bitte an die Kontaktadresse im Impressum.

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, u. a. HTTPS-Verschlüsselung, eingeschränkten serverseitigen Zugriff auf Geheimnisse und bereinigte Protokolle ohne Dateiinhalte.

Absolute Sicherheit kann kein Online-Dienst garantieren. Laden Sie nur Dokumente hoch, deren elektronische Verarbeitung Sie akzeptieren.

Sofern die DSGVO gilt, haben Sie u. a. folgende Rechte:

• Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten
• Berichtigung oder Löschung
• Widerspruch oder Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar
• Widerruf einer Einwilligung, soweit die Verarbeitung darauf beruht
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Analyse und Übersetzungen werden automatisch erzeugt. Sie können unvollständig, veraltet oder fehlerhaft sein.

FlowAmt erteilt keine Rechts-, Migrations- oder Steuerberatung und vertritt Sie nicht gegenüber Behörden. Prüfen Sie Fristen und Pflichten stets beim Absender oder einer qualifizierten Fachperson.

Einige Anbieter können Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten. Wo erforderlich, werden geeignete Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) eingesetzt.

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich FlowAmt weiterentwickelt. Das Datum „Stand“ oben wird aktualisiert. Mit fortgesetzter Nutzung nach Änderungen akzeptieren Sie die jeweils gültige Fassung.